1.1 Gesetzliche Grundregeln zum Führen eines Kassenbuches
Kasseneinnahmen und Kassenausgaben, so schreibt der § 146 Abs. 1 Satz 2 der Abgabenordnung (AO) es vor, sollen täglich festgehalten werden. In der Praxis wird zwar häufig gegen diesen Grundsatz verstoßen, aber ein gut geführtes Kassenbuch spart Kosten gegenüber dem Steuerberater, hält einer Steuerprüfung statt und dient gleichzeitig als Controllinginstrument. Wer regelmäßig selber bucht, der ist auch in der Lage, Entwicklungen auf Einnahme- wie Ausgabeseite schneller zu erkennen. Er behält die Kontrolle.
Bei der Entwicklung des Kassenbuches fanden die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) Berücksichtigung, d.h. dass es einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit möglich ist, sich einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die Lage des Unternehmens zu verschaffen ( siehe dazu § 239 HGB, § 257 HGB und § 147 (1) AO)).
Für jeden Monat ist ein entsprechendes Kassenbuch zu führen und der jeweilige Endbetrag als Anfangsbestand in den folgenden Monat zu übernehmen. Im Programm erfolgt dies per Mausklick im Menü " Neues Kassenbuch anlegen".
2.1 Neues Kassenbuch anlegen
Nach dem Erststart erscheint ein leeres Kassenbuch. Bevor Sie hier Eintragungen machen, müssen Sie zunächst ein neues Kassenbuch anlegen.
Gehen Sie deshalb mit der Maus auf die Taste >>Neues Kassenbuch anlegen<<.
In dem sich nun öffnenden Menü wird Ihnen in 3 Schritten die einfache Eröffnung eines monatlichen Kassenbuches vorgegeben. Im 4. Schritt erfolgt eine Kontrolle der eingegebenen Daten.
Danach erscheint das Kassenbuch selbst mit dem Hinweis &qout; Das Kassenbuch ist eingerichtet und Sie können Ihre Belege eingeben". Der Anfangsbestand einer Kasse sollte zu Monatsbeginn positiv sein". Der Eintrag Anfangsbestand ist gesetzlich vorgeschrieben. Bei Erstbenutzung des Kassenbuches ist er manuell einzugeben, danach kann er durch anklicken des Endbestandes des Vormonates übernommen werden.
Im Kassenbuch steht nun ein poitiver bzw. ein negativer Anfangsbestand ohne Mehrwertsteuer.
2.2 Anfangsbestand nicht vergessen
Bei dem Anlegen eines neuen Kassenbuches werden Sie aufgefordert als erste Buchung in einem neuem Kassenbuch (aktueller Abrechnungsmonat) einen Anfangsbestand einzugeben.
Der Anfangsbestand des neuen Kassenbuches ist zugleich der Enstand des Kassenbuches aus dem Vormonat. Er wird durch das Programm unter "Neues Kassenbuch anlegen" angezeigt.
Anfangsbestand aus dem Endbestand eines vorherigen Monatskassenbuch zu übernehmen, geht das? Ja, Sie müssen nur den jeweiligen Endbestand anklicken, dann wird er als Anfangsbestand in das neue Kassenbuch übernommen.
3.1 Mit dem Kassenbuch buchen
Nach dem wir ein neues Kassenbuch angelegt haben (siehe neues Kassenbuch anlegen) , können wir nun die einzelnen Belege in das Kassenbuch übertragen.
Vorgehensweise:
1. Sortieren Sie am besten Ihre Belege manuell nach dem Belegdatum vor, damit die Eingaben schneller von statten gehen.
2. Als erstes geben Sie im Feld Beleg-Nr. eine entsprechende Belegnummer ein. Dabei verwenden Sie die auf Ihrem Beleg vorhandene Nummer, oder Sie geben eine laufende Nummer ein und schreiben zum besseren späteren Auffinden die von Ihnen vergebene Belegnummer handschriftlich auf den Originalbeleg (rechts oben) darauf.
3. Im Feld Belegdatum wird nun das Datum des Beleges eingetragen. Sie können aber auch über anklicken der Ikone Belegdatum ändern das Belegdatum im nun erscheinenden Kalender auswählen und durch anklicken aktivieren. Das ausgesuchte Datum erscheint nach der Rückkehr aus dem Kalender im Feld Belegdatum.
4. Im Feld Buchungstext wird nun der entsprechende Vorgang eingetragen, z. Beispiel Wartung, Bewirtungskosten, Kauf Software usw. Das Programm merkt sich den Buchungstext für darauffolgende Buchungen, so dass Sie diesen Buchungstext nicht noch einmal eingeben müssen.
5.Kasseneinnahmebetrag oder Kassenausgabebetrag eingeben. Bei einer Kasseneinnahme verwenden Sie bitte das Feld Kasseneinnahmebetrag und bei einer Bezahlung aus der Kasse, also bei einer Kassenausgabe das Feld Kassenausgabebetrag, aber ohne negatives Vorzeichen. Die Eingaben werden auch ohne Währungszeichen eingegeben und ohne tausender Pkt., z. Beispiel 3234,56.
6. Eingabe in das Feld MwSt. Die Eingabe in das Feld MwSt. ist variabel gestaltbar, d.h. Sie klicken die schwarz/gelb gekennzeichnete Pfeiltaste neben dem MwSt. Feld einfach an und suchen den entsprechenden MwSt.-Satz heraus. Standardmäßig ist 16 % eingestellt.
7.Kasseneinnahmen speichern oder Kassenausgaben speichern Entsprechend dem Buchungsvorgang wird die Taste gedrückt. Konkret heißt das: a) Bei Einnahmen die Taste >>Kasseneinnahmen speichern<< (grüne Taste), oder b) bei Ausgaben die Taste >>Kasenausgaben speichern<< (rote Taste).
3.2 Buchungstext lernt mit
Der von Ihnen eingegebene Buchungstext wird vom Programm registriert und unter dem Feld Buchungstext somit für darauffolgende Buchungen zu Verfügung gestellt. Durch anklicken des entsprechenden Buchungstextes erfolgt automatisch eine Übernahme als aktueller Buchungstext. Sie brauchen also gleichartige Buchungssätze nur einmal zu schreiben. Natürlich können Sie in diesem Feld auch den bereits eingegbenen Buchungstexte überschreiben bzw. aktualisieren.
3.3 Änderungen im Kassenbuch1. Eine einzelne Buchung im Kassenbuch ändern Lt. gesetzlicher Regelung ist es nicht erlaubt, im Kassenbuch eine einzelne Position zu verändern (z.B. den MwSt-Betrag). Sollten Sie sich einmal vertippt haben oder es sind Kassenbuchungen zu einem späteren Zeitpunkt zu korrigieren, so müssen Sie den gesamten Buchungssatz löschen. Änderungen sind auch möglich vor Speicherung der Kasseneinnahme oder Kassenausgabe.
2. Einen Buchungssatz aus dem Kassenbuch entfernen Neben dem Buchungssatz befindet sich die Taste >>Löschen<<. Wenn Sie den entsprechenden Buchungssatz hier anklicken, dann wird dieser aus dem Kassenbuch entfernt und der Bestand des Kassenbuches aktualisiert. Danach geben Sie den Buchungssatz neu ein.
4.1 Kassenbuch anzeigen
Kassenbuch anzeigen Dazu wird mit dem Cursor der Button Kassenbuch anzeigen, löschen und drucken angeklickt. Auf der erscheinenden Maske wird das gewünschte Kassenbuch aus der Kassenbuchinformationsliste durch anklicken der Taste >>Anzeigen<< ausgewählt. Das ausgewählte Kassenbuch wird nun angezeigt und kann überprüft werden. Anschließend kann es im Hauptmenü geändert werden. (siehe &qout;Änderung im Kassenbuch")
4.2 Kassenbuch Löschen
Kassenbuch löschen Dazu wird mit dem Cursor der Button Kassenbuch anzeigen, löschen und drucken angeklickt. Auf der erscheinenden Maske wird das zu löschende Kassenbuch aus der Kassenbuchinformationsliste durch anklicken der Taste >>Löschen<< ausgewählt. Das ausgewählte Kassenbuch wird nun über das Feld Löschen entfernt.
5.1 Suchfunktion
Gehen Sie in der Menüleiste auf Suchen! Kassenbücher können durchsucht werden nach bestimmten - Textauszügen (Beispiel: Wieviel Benzingeld wurde in einem bestimmten Zeitraum verbraucht bzw. benötigt?) - Monatsauszüge - Jahresauszüge und - Tagesauszüge
Anschließend haben Sie die Möglichkeit die verschiedenen Auswertungen wahlweise nach - Belegnummer - Belegdatum - Buchungstext zu sortieren.
6.1 Splittbuchung vornehmenSplittbuchungen Stellen Sie sich vor, Sie kaufen in einem Großmarkt ein und erhalten eine Rechnung in der die einzelnen Positionen mit unterschiedlichen MwSt.-Sätzen ausgewiesen werden. Diese Rechnung können wir nur exakt über die Splittbuchung in das Kassenbuch integrieren. Ablauf: 1. Belegnummer eingeben (gilt dann für alle folgenden Positionen - wird automatisch fortgeführt) 2. Datum eingeben 3. Buchungstext "Splittbuchung" eingeben (siehe 1. Position im veränderbaren Buchungstext) 4. Ausgabebetrag (Bruttowert der Rechnung) bei erhaltenen Rechnungen oder Einnahmebetrag bei Einnahmen über das Kassenbucheintragen. Der dabei angezeigte MwSt. in Prozent bleibt unberücksichtigt (wird bei drücken der Taste Kassenbuchausgaben speichern autom. auf Null gesetzt). 5. Die Meldung "Spliitingbuchung vornehmen" mit "ja" beantworten. 6. Jetzt erscheint das Splittungsmenü und Sie müssen sich entscheiden, ob Sie jetzt die Nettowerte oder die Bruttowerte der einzelnen Positionen eingeben wollen. Geben Sie anschließend den Buchungstext, den Betrag und die MwSt. der jeweiligen Position ein. Überprüfen Sie die Angaben noch einmal. 7. Drücken Sie die Taste buchen. 8. Die Meldung "weitere Splittbuchungen zu der Belegnummer?" mit ja beantworten. 9. weiter siehe Pkt. 6 bis 8 10. Sind alle Positionen eingegeben, beantworten Sie die Meldung von Pkt. 8 mit nein. 11. Jetzt erfolgt die Kontrolle, d.h. Summenvergleich zwischen dem einegtragenen Wert unter Pkt. 4 und den einzelnen Splittungspositionen. Erfolgt hier eine Fehlermeldung, dann sollten Sie die einzelnen Positionen noch einmal gründlich prüfen.
7.1 Export/Import von DatenDatensicherung Die aktuellen Daten von allen Kassenbüchern können entweder beim Beenden des Programms gesichert werden, oder in den Optionen.
Dabei werden folgende Dateien in den Programmpfad gespeichert: Sichern_kassenpos.tab Sicherung_kasse1.tab In neuren Versionen gibt es eine dritte Sicherungsdatei Sicherung Wertelisten.tab. Die Rücksicherung der Daten erfolgt, in dem Sie die Taste Import betätigen. Achtung: Alle vorhandenen Kassenbücher werden gelöscht und es wird der letzte Sicherungsstand vollständig eingelesen.
8.1 Kassenbuch Drucken
Zum Drucken des Kassenbuches wird mit dem Cursor in der Menüleiste der Button Drucken angeklickt. Auf der erscheinenden Maske wird das zu druckende Kassenbuch aus der Kassenbuchinformationsliste durch anklicken ausgewählt. Das ausgewählte Kassenbuch wird nun über den Button Drucken und Auswahl im Druckmenue gedruckt.
Die vorliegende Software bietet die Möglichkeit, aus der Vielfalt im Kassenbuch aufgeführter Buchungen sich eine aktuelle Tagesübersicht der eingegebenen Belege mit Darstellung der saldierten Beträge darzustellen.
Beispiel: alle aufgelaufenen Kassenbucheinträge im Kassenbuch Juli 2003 oder alle Beninzkosten im Monat Januar 2003 usw. Kassenbuchansicht In der Menüleiste auf Ansicht gehen. Das entsprechende Kassenbuch auswählen und anschauen, so einfach geht das!
10.1 Auswahl u. Änderung der Steuersätze
Bei den Eintragungen in das Kassenbuch können Sie einen entsprechenden MwSt.-Satz auswählen. Sollte sich einmal der MwSt.-Satz verändern, dann können Sie über das Auswahlfeld MwSt. und über Bearbeiten in der erscheinenden Wertetabelle, den aktuellen MwSt.-Satz ändern.
Darüberhinaus ist es aber auch möglich, den vorgeschlagenen Steuersatz in einer Buchung manuell zu überschreiben.
11.1 Ein- und Auszahlungsquittungen erstellenQuittungserstellung Ein Kassenbuch ohne Quittungserstellung (auch nachträglich) ist kein Kassenbuch. Deshalb können Sie im B&C Kassenbuch Quittungen für Einzahlungen und Auszahlungen erstellen lassen.
Nach der Eingabe bereits getätigter Ein- und Auszahlungen
Im Kassenbuchüberblick wird jeder Buchungssatz mit einer Taste Q belegt. Die Taste befindet sich an der linken Seite des Buchungssatzes (vor der Beleg-Nr.) und ist gekennzeichnet durch ein rotes Q.
12.1 Kassenbuch sortierenMöglichkeiten das Kassenbuch zu sortieren Das Kassenbuch wird zunächst immer in der Reihenfolge angezeigt, wie Sie die Belege eingegeben haben. Manchmal ist es aber für eine bessere Übersicht notwendig, bestimmte zusammenhängende Übersichten zu erstellen.
Wenn Sie ein Kassenbuch ausdrucken oder Auszüge aus dem Kassenbuch erstellen wollen, dann haben Sie die Möglichkeit folgende Sortierfunktionen vor dem Druck zu aktivieren:
1. Sortierung nach der Beleg-Nr. 2. Sortierung nach dem Belegdatum 3. Sortierung nach den Buchungsbelegen (Bezeichnung)
Beispiel: So ist es also möglich, alle Benzinkosten des laufenden Monats oder des Jahres, sortiert nach Datumseingabe, sich anzeigen zu lassen.
Updates bzw. Datentransfer auf einen anderen PC Standardmäßig wird das Kassenbuch auf C:/Programme/EWU Software/EWU Kassenbuch gespeichert:
1. Schritt Führen Sie zunächst mit der alten Version eine Datensicherung durch. Dabei werden folgende Dateien in den o.a. Pfad gespeichert: Sichern_kassenpos.tab Sicherung_kasse1.tab In neuren Versionen gibt es eine dritte Sicherungsdatei Sicherung Wertelisten.tab. Diese muss ebenfalls mit gesichert werden.
2. Schritt Wichtig!Mit Hilfe des Explorers (Finders) kopieren Sie einfach diese 2 bzw. 3 Dateien in einen beliebigen Sicherungsordner, z.B. c:/Kopie,da diese sonst bei der Deinstallation der Software gelöscht werden.
3. Schritt Deinstallieren Sie das Kassenbuch ordnungsgemäß über Systemeinstellungen/Software von Ihrer Festplatte.
4. Schritt Installieren Sie das neue Kassenbuche und kopieren Sie danach die beiden Dateien Sichern_kassenpos.tab Sicherung_kasse1.tab (bei neueren Versionen ebenfalls die Sicherung Wertelisten.tab) in den Ordner des neuen EWU Kassenbuchs. Standardmäßig wird das Kassenbuch auf C:/Programme/EWU Software/EWU Kassenbuch gespeichert
5. Schritt Starten Sie das neue Kassenbuch, wechseln Sie nach Optionen und klicken Sie auf "Sicherungsdaten importieren".
nicht mehr ab Version 2.5 Ausgabe als Excel- HTML- oder PDF-Dokument Um das Kassenbuch als .html oder .pdf Datei auszugeben, klicken Sie auf den Button in Datei. Nun können Sie zwischen den zwei Dateiformaten auswählen. Klicken Sie auf den Button des von Ihnen geünschten Dateiformats. Die Datei wird anschließend im Standardverzeichnis des Kassenbuchs erstellt: kb.html oder kb.pdf und gleich geöffnet. Um das Kassenbuch als Excel-Tabelle zu erhalten, öffnen Sie einfach die .html-Datei in Excel. Das Layout der Dokumente können Sie Ihren Ansprüchen anpassen. Dazu passen Sie für die HTML - Ausgabe die Datei kb.xsl und für die PDF - Ausgabe die Datei kbfo.xsl an. Sie benötigen dazu Kenntnisse in XSL(T).
Ausgabe als Word-Dokument Die Ausgabe als Word-Dokument funktioniert nur unter Windows mit installiertem MS Word ab Office 95
Klicken Sie auf den Button in Datei und dann auf Word. Im folgenden Dialog müssen Sie eine Wordvorlage auswählen. Es befindet sich eine Standardvorlage Kassenbuch.dot im Verzeichnis Vorlagen im Standardverzeichnis des Kassenbuchs. In Word müssen Sie noch das Ausführen von Makros erlauben:
Im ersten Bildschirm nach Öffnen des Kassenbuchprogramms können Sie die Sprache wählen: Klicken Sie auf die derzeit gewählte Sprache, um die Auswahl zu öffnen. Nun wählen Sie Ihre Sprache. Klicken Sie auf den Button Start, um anschließend ins Programm zu gelangen.
